【2-5月目】ブログ作成

ライティングスキルUPの秘訣③子どもへの説明にも有効!説得力を高めて相手にわかりやすく伝える【PREP法】とは?

こんにちは!
心配性ママHARUです!

スクール生HARU
スクール生HARU
WEBマーケティングスクール・キークエストで1年間
副収入と1万人フォロワーアカウント作成スキル獲得のため勉強しています!

今回は、ライティングスキルUPの秘訣③として
【PREP(プレップ)法】について解説します。

皆さんは、自分が相手に文章を読んでもらったり話を伝えたりするときに
・「相手にうまく伝わらないな…」
・「どこを説明しているか自分で分からなくなった…」
・何分も話した後「つまり、こういう話ですか?」と相手に一言でまとめられる
という経験はありませんか?

スクール生HARU
スクール生HARU
私も、相手に伝えたいことが沢山あると、相手に理解してもらうために多角的に、かつ、かみ砕いて多くを話さなければと思ってしまうことがよくありました。

しかし、今回お伝えする【PREPの法則】を知り使っていったところ、特に苦手だったクライアントや上司に対して、伝えるべきことを端的・ストレートに届けることができるようになりました。
そして、学校の先生や幼稚園や保育園の先生が、まさにこの伝え方で子どもたちの理解を得ていたことを思い出し、友人の教員にリサーチしたところ、子どもへの伝え方のコツと同じということが分かりました!

 

KUMA先生
KUMA先生
ブログという文字媒体でも、【PREP法】を使うと、読者やユーザーにとって分かりやすく、ストレスなく発信者が伝えたい内容を読み切ってもらうことができます。

 

伝える訓練をする前、相手に多くを話してしまいがちな人は人情に厚く面倒見の良い真面目なタイプの人にその傾向があるように感じます。

今、自分が相手に伝えたいことは何かを考えたとき、相手の理解がスムーズになる方法として【PREP法】を是非実践してみてください!

 

説得力と相手の理解を高める【PREP(プレップ)法】とは

【PREP法】は「結論から伝える」ことで相手と話しの焦点を合わせ、理由と具体例を示したあとに「再度結論を伝える」という、論理的な話し方書き方の手法です。

【PREP法】の文章構成

4つの頭文字から成り立つ順番から文章構成が成り立っています。

 

PREP法 文章構成
  1. oint(結論)→はじめに話の結論を伝える
  2. eason(理由)→①結論の理由を説明する
  3. xample(具体例・事例)→②の具体例を伝える
  4. oint(結論)→①の結論を最後にもう一度伝える

 

【PREP法】はルールがシンプルで習得しやすく、プレゼン・営業・各所への報告・面接などあらゆるビジネスシーンで使われるテクニックです。

 

【PREP法】のメリットと注意点

説得力が出る

【PREP法】の結論→理由→具体例→結論という、結論を2度伝える構成から、聞き手や読み手に伝えたいことを印象付けることができ、話の流れと根拠が明確になり、説得力が生まれます。

 

短時間で意見が伝わり相手が内容に集中できる

【PREP法】の「結論から伝える」ことで、聞き手や読み手にとっても話しの内容が明確になり、内容に集中し1度で意見が伝わりやすくなります。

現代人は、常にせっかちにならざるを得ない環境にあります。
だらだらと続く話や文が続くと、相槌を打ちながらも聞き手の頭の中では

この話の結末は?結論は何?
そうだ、夕飯は何にしようかな。

などと勝手に考え始め、話は半分も頭に入って来ていないものです。
読み手に至っては、読むのを止めて離脱してしまいます。

 

相手が自分の頭の中で勝手に思考を始めないよう、先ずは結論を提示して話に集中してもらうことが大切です。

 

資料やブログを含む文章をスムーズに作成できる

文章構成が決まっている【PREP法】を利用することで、構成や伝え方に悩む時間を軽減できスムーズな資料・文章作成が可能になります。
結論→理由→具体例→結論の流れに当てはめて作成することにより、論理的な資料・文章作成が苦手な方の強い味方になってくれます。

 

スクール生HARU
スクール生HARU
仕事の報告メール、報告文書に【PREP法】を使うことで、内容が伝わりやすくなり読み手も内容把握の時間短縮になります。

 

KUMA先生
KUMA先生
アイディアや結論に対して具体例・根拠を考える癖がつくことで、自分の頭の中の情報整理にも役立つよ。

 

【PREP法】の注意点

【PREP法】の注意点は3点です。

  • 使うことに慣れるまで時間がかかる場合がある

特に、理由や具体例の部分は根拠を明確にして説明をする箇所になり、慣れないうちは時間がかかりやすいポイントです。
まずは、メール作成や上司への報告など、簡単なところから練習して慣れていきましょう。

  • スピーチ・小説・長文には向かない

【PREP法】は物語りや想いを伝える場面など、相手の感情にアプローチする場面に使うと温かみがない印象を与えてしまう場合があります。

  • 相手の要望やリクエストを理詰めで否定しないように注意

【PREP法】は相手が求めている情報を伝えるときに使います。
相手からのリクエストやお願いに対して、「結論、出来ません」から始まり、相手のリクエストを否定するような理由を冷たく伝えるだけで終わらないよう注意しましょう。

相手からのリクエストに応じられない場合、打開案を提示するときに【PREP法】を利用できると◎です。

 

【PREP法】を使った文章の作り方

① Point(結論)

まず、話の結論・自分の主張を端的に伝えます。
「結論から言うと」から始めて、一文でスッキリと言い切ることがポイントです。

例)結論から言うと、上司への報告は【PREP法】を使うことをおススメします。

 

②Reason(理由)

①の結論に至った理由を説明することで説得力が増し、聞き手にとっても話しの内容が明確になり、話に集中し1度で意見が伝わりやすくなります。

「なぜなら」
「理由としては」
「どういうことかというと」

から始めると文章が作りやすくなります。

例)なぜなら、結論→理由→具体例→結論という構成にあてはめることで文章が作りやすく、相手にも簡潔で分かりやすい説明ができるからです。

 

③Example(具体例・事例)

②の理由を裏付ける具体例を分かりやすい説明を挙げます。

具体例は、数字やグラフなどのデータや実際のエピソードを用いて説明すると短い文章でも説得力が上がります。

例)先ず結論を伝えることで、相手も「何に関する話か」を正確に把握できるため、1度の報告内容でスムーズに話を理解してもらうことができ、説得力も生まれます。

 

④Point(結論)

最後に①で述べた結論や主張を繰り返すことにより、聞き手が結論を再認識し、伝えたいメッセージを明確に聞き手の中に残ります。

例)そのため、上司への報告には【PREP法】を使うことをおススメします。

 

 

子どもへの説明にも使える【PREP法】

大人でも、端的に簡潔な伝え方でないと、話し手の主張がなかなか頭に入らないことをご理解いただけたと思います。

子どもにとって、長ーい説明やお説教は…
親や大人がどんなに愛を込めたものだとしても、頭に入れることは至難の業です。

特に子どもが好ましくない行動をしたときには、つい親や大人は感情的になりがちですが
大切なのは、子どもに自分が伝えたいポイントを理解してもらうことです。
子どもに向けた説明でも、端的で聞き手の頭に残りやすく、冷静に話の内容を組み立てる【PREP法】は強い味方になります。

 

例えば、小学生位までのお子さんが、お友達と喧嘩をして手を出してしまったけれど納得せず謝れないない場合

「何でお友達に手を出すの!だめでしょ!!
前から何回も言ってるでしょ!何でお友達をたたいたりするの!」
「口で言うか、手を出す前にお母さんや先生に言いなさいっていつもいつも言ってるのに何でわからないの」「先に手を出した方が悪いでしょ!」「早く謝りなさい!」
…(子ども大泣き)…
「泣いたってダメ!自分が悪いんでしょ!」

ではなく

①何か理由があるんだねー。
でも、今回は○○ちゃんがケンカの原因になっているから悪かったと思うよ。
②なぜなら、○○ちゃんが先にお友達をたたいてしまったんだよね。
③お友達は○○ちゃんがたたいたから泣いちゃったんだよね。
④だから、○○ちゃんが先にたたいちゃったから今回は○○ちゃんが悪かったと思うよ。
一緒に謝って、○○ちゃんの気持ちもお友達に伝えようね。

という話し方をすると、すぐに納得できず泣き出してしまうことがあっても
きちんと順を追って話すことで、子どもなりに話を聞き入れやすくなり、理解もしやすくなります。

伝える側も、一歩引いて伝える内容を【PREP法】の型に当てはめ冷静になることで、再び感情むき出しに怒り出すことは難しくなり、悪循環を防ぐことができます。

共感をプラスすることも、子どもにとって(大人でも)安心するポイントです。

 

中学生以上であれば、大方、子どもにも自制心や理性が育ってきて大人に伝えるのと同じように【PREP法】を使うことで、スムーズなコミュニケーションができると考えます。

 

まとめ

ビジネスにも子どもへの説明にも幅広く使える【PREP法】
いかがでしたか?

理解力が上がったと思われる大人でも、社会やビジネスでは自分の話を全て聞いて理解してくれる程、相手もゆっくりしている時間がないことがほとんどです。
現代人は日々やらなければならないことに追われ、せっかちになっています。
そして、基本的に人は自分の興味のある部分しか耳にも頭にも残らないものです。

 

伝えたいことは、まず【PREP法】で端的・ストレートに相手に届けましょう。
話の伝わりやすさが格段にあがります!
是非「結論から言うと」から話すことを心掛けてみてくださいね!

 

HARU
HARU
いつもお疲れ様です